Im Produktiveinsatz – Mobile Arbeitszeiterfassung ergänzt Lohnsoftware

23. August 2016

Das Handelsunternehmen Tegro aus dem zürcherischen Schwerzenbach nutzt seit Anfang Jahr die mobile Smartphone-App AbaCliK von ABACUS. Dank der mobilen Datenerfassungslösung läuft seitdem in Kombination mit Projektverwaltungs- und Lohnsoftware der gesamte Prozess der Arbeitszeiterfassung für Aussendienstmitarbeitende von A bis Z digital und ohne Medienbruch. Dabei wird einerseits Papier und andererseits Zeit in der Personalabteilung gespart, da mit AbaCliK rund 4 000 Rapportformulare pro Jahr wegfallen.

Die Grosshändlerin Tegro offeriert ein umfangreiches Sortiment mit Tausenden Produkten für die Autopflege und das Autozubehör. Das Angebot komplettiert ein Do-it-yourself-Markt mit Fahrradzubehör, Elektromaterial und Hand- -sowie Gartenwerkzeuge. Für die Pflege der Gestelle mit den Tegro-Produkten in Retail-Läden, Baumärkten und Tankstellenshops ist ein schweizweit tätiges Team von 35 auf Merchandising-Aufgaben spezialisierte Teilzeitmitarbeiterinnen zuständig. Sie nehmen Bestellungen auf, behandeln Retouren und pflegen das Sortiment. Da die Einsatzzeiten der Merchandiserinnen stets variieren, ist eine zuverlässige Erfassung der effektiv -geleisteten Arbeitszeiten unumgänglich. Ihre Rapportierung mit gefahrenen Kilometern und Spesen erfolgte bis vor Kurzem ausschliesslich auf Papier. Die Daten mussten danach in der Lohnabteilung händisch in Excel-Tabellen eingegeben werden, um sich elektronisch weiterverarbeiten zu lassen. Zu Controllingzwecken mussten zusätzlich aus den Excel-Daten aggregierte Informationen erstellt werden, damit sich die Kosten des Aussendienstes den verschiedenen Kundengruppen zuordnen liessen.

Tablet-Rechner ersetzt Bundesordner
Bis letztes Jahr waren die Merchandiserinnen gezwungen, auf ihren Touren jeweils zwei dicke Bundesordner mit Infomaterial mitzuschleppen. Um diesen Arbeitsprozess im wahrsten Sinn des Wortes zu erleichtern, hat das Unternehmen letztes Jahr beschlossen, Tablet-Rechner anzuschaffen, damit Produktdokumentationen sowie Layout-Pläne der Verkaufsläden elektronisch zur Verfügung stehen und auch E-Mails mit Betreuungsaufträgen und sonstigen Mitteilungen aus der Zentrale empfangen werden können. Marcel Willi, dem IT-Verantwortlichen von Tegro, kam dies gerade zur rechten Zeit, dachte er damals doch ständig über Verbesserungen im Ablauf der Datenerfassung mithilfe mobiler Lösungen nach: Denn der bisherige Prozess von der Erfassung der Arbeitsstunden durch die Aussendienstlerinnen bis hin zur Weiterverarbeitung für die Lohnauszahlung mit Visierung durch den Vorgesetzten und das Controlling war eindeutig zu umständlich. Sein Ziel war klar: Der gesamte Prozess sollte digitalisiert werden, um die Administration von manuellen Erfassungsarbeiten zu befreien. Allein, bis dahin fehlte eine vernünftige Lösung. Praktisch gleichzeitig zur Einführung der Tablet-Rechner stiess -jedoch der Tegro-CEO Martin Kelterborn in der Sonntagszeitung unter dem Titel «Buchhalters Liebling» auf eine Kurzmeldung, worin die Smartphone-App AbaCliK empfohlen wurde, um effizient Belege zu sammeln und zu organisieren, Zeiten zu erfassen und unterwegs auf Personaldaten zuzugreifen. Zudem verwies der Artikel -darauf, dass sich erfasste Daten mit der ABACUS–Software synchronisieren liessen. Da in etwa zur gleichen Zeit der IT-Chef sich durch Renato Burtsche, den langjährigen ABACUS-Betreuer der Tegro, vom brandneuen App-Produkt überzeugen liess, ergab sich rasch das eine aus dem anderen.

Der Beschluss, auch AbaCliK auf den -Android-Tablet-Rechnern zu nutzen, fiel Ende des letzten Jahres. Danach musste die Leistungs- / Projektabrechnungs-Software AbaProject für die Datensynchronisation nur noch so eingerichtet und konfiguriert werden, dass sich darin die Kostenkon-trolle pro Kunde und Filiale direkt vor-nehmen lässt. Obwohl weder die App noch die Schnittstelle in die ABACUS–Lohnsoftware aus Zeitgründen vorher ausgetestet werden konnten, erfolgten bereits Ende Januar die Schulung der Merchandiserinnen und der Produktivstart von AbaCliK. Seitdem erfassen die Mitarbeiterinnen ihre Stunden, Kilometer und Spesenbeträge elektronisch. Die Daten werden direkt ins AbaProject übernommen, worin sie von den Vorgesetzten kontrolliert und visiert werden. Nach drei -erfolgten Monatslohnabrechnungen hat sich laut Willi das anfängliche Misstrauen, Daten mobil zu erfassen, gelegt. Zudem konnten die Mehraufwendungen für Kontrollen und Korrekturen in der Lohnverarbeitung während der ersten Monate wieder reduziert werden.

Die nächsten Schritte
Nach diesem Erfolgserlebnis gilt es, als nächsten strategischen Schritt einen ersten Employee-Self-Service-Prozess zu integrieren. Die Lohnabrechnungen sollen sich im Mitarbeiterinnen-Dossier abspeichern lassen, damit die Merchandiserinnen ihre eigenen Lohndaten über ihre -mobilen Geräte abrufen können. Das spart den Weg zum Briefkasten und Tegro die Kosten für Frankatur und Papier. Schlägt auch diese Funktion ein, seien danach persönliche Änderungsmöglichkeiten bei Adresse, Konto, Zivilstand oder Ferien-anträge vorstellbar, meint Daniel Bienz, Geschäftsführer Finanzen bei Tegro.

Kleines Fazit
Bereits vier Monate nach der Einführung sei eine gewisse Routine in der Hand-habung festzustellen, bilanziert Bienz. Seitdem konnten auch die «Kinderkrankheiten» behoben und der zeitliche Aufwand für die Erstellung der Lohnabrechnung massiv reduziert werden. Laut Bienz ist die AbaCliK-Einführung nicht zuletzt auch deshalb geglückt, weil nun im Lohnbüro die Formularflut kontinuierlich am Abflauen ist.

ABACUS-Software bei Tegro