Kommunikation ist trotz vielfältigster Möglichkeiten oft eine mühsame Angelegenheit. Aber es geht auch anders. Der folgende Beitrag bietet vier Tipps, um die Effizienz Ihres Unternehmens durch Cloud-Kommunikation zu steigern.
von Daryl Reva
Unzählige Male steht Tag für Tag eine ineffiziente Kommunikation produktiver Arbeit im Weg. Einfache Aufgaben, in die mehrere Parteien involviert sind, können zu einem zeit- und nervenraubenden Unterfangen ausarten. Angefangen bei einer E-Mail, die in der täglichen Mail-Flut untergeht, über einen Anruf, der zur Voicemail weitergeleitet wird, bis hin zum vergeblichen Versuch, eine Telefonkonferenz mit verschiedenen Parteien zu organisieren und einen passenden Termin zu finden.
Schätzungen zufolge verbringt ein durchschnittlicher Mitarbeiter mehr als eine Stunde täglich mit dem Versuch, mit anderen Parteien zu kommunizieren: E-Mails zu checken, Meetings zu organisieren, Voice-mails zu hinterlassen oder auf Social-Media-Kanälen zu agieren. Der Zeitverlust, der sich durch das Warten auf die Antworten ergibt, ist dabei noch nicht berücksichtigt.
Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, den Zeitverlust im Arbeitsalltag zu reduzieren, ohne dabei die Kommunikation zu vernachlässigen.
Wie das möglich ist? Ganz einfach, die -Kommunikation wird in der Cloud gebündelt. Dadurch, dass alle Kommunikations- und Kollaborations-Tools in einer Anwendung -zusammengefügt und in der Cloud verwal-tet werden, können pro Person täglich zirka 70 Minuten eingespart und zur Erledigung anderer Aufgaben genutzt werden.
Die folgenden vier einfachen Prozesse -helfen, unproduktive Zeit auf ein kleines Volumen zu verringern und Ordnung in die Kommunikationswege zu bringen.
1. Kommunikationskanäle bündeln
Mindestens 40 Minuten pro Tag verbringt ein Mitarbeiter durchschnittlich damit, -verschiedene Kommunikationskanäle auf Nachrichten zu prüfen. Das schliesst -E-Mail, Voicemail, Instant-Messaging und weitere Anwendungen ein, die dank Cloud-Kommunikation an einem einzigen Ort -zusammengeführt und von überall abgerufen werden können. Mit weiteren Services wie Voicemail-zu-E-Mail oder Voice-mail-zu-Text kann durch die Konvertierung der Audio-Nachrichten in einen lesbaren Text zusätzliche Zeit eingespart werden. Über 40 Minuten pro Tag können durch diese Bündelung eingespart werden.
2. Präsenzbasierte Kommunikation
Wenn Anrufer beim ersten Mal direkt die richtige Person mit den richtigen Informationen erreichen, spart dies Zeit und Nerven. In der Tat kann es acht Stunden oder länger dauern, bevor eine Person ihre Voicemail-Nachrichten abhört, was zu ineffizienten Geschäftsentscheidungen und schlechten Produktivitätsraten führt. Um dies zu verhindern, können präsenzbasierte Kommunikationsinstrumente im -gesamten Unternehmen implementiert werden, die aufzeigen, in welchem Zeitraum die gewünschten Parteien zur Verfügung stehen. Dies kann die tägliche Telefonzeit um bis zu einer halben Stunde reduzieren. Um noch mehr Zeit zu sparen, kann diese Funktion auch im Kalender integriert werden und relevante Anrufe, wenn man sich beispielsweise ausser Haus befindet, auf das Mobiltelefon weiterleiten.
3. Ende des Jonglierens
Das hat wahrscheinlich jeder schon einmal erlebt: Der Versuch, eine Mehrparteienkonferenz zu arrangieren, fühlt sich an wie eine Schafherde zu hüten; sobald man alle eingefangen hat, entkommt doch noch eines. Es ist zeitaufwändig und frustrierend. Aber mit integrierten cloudbasierten Kommu-nikationsinstrumenten kann die Echtzeit–Zusammenarbeit vereinfacht werden, indem Benutzer ganz einfach eine Chat-Sitzung zu einem Anruf, einen Anruf zu einem Video und ein Video zu einer Team-White-Boarding-Sitzung umwandeln können. Das Chaos mit Terminkalendern kann beendet werden.
4. Echtzeit-Antworten fördern Kundenbeziehungen
Einige Mitarbeiter müssen jederzeit Zugriff auf kritische und oft sensible Geschäfts-informationen haben, egal, von wo aus sie gerade arbeiten: zu Hause, bei einem Kunden vor Ort, im Zug oder im Restaurant. Durch cloudbasierte Kommunikationslösungen können Mitarbeiter Informationen von jedem Gerät aus schnell und in Echtzeit abrufen. Dies führt dazu, dass Antworten auf Kundenanliegen schneller verfügbar sind und der Kunde zufrieden ist.
Selbstverständlich werden nicht alle Cloud-Lösungen auf die gleiche Weise konzipiert. Kosten, Komplexität, Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kompatibilität mit den vorhanden Geräten und Programmen sind individuell zu prüfen. Aber es gibt keinen Zweifel, dass cloudbasierte Kommunikationslösungen die Effizienz sowie die Produktivität steigern und dabei helfen, kollaboratives Arbeiten aufzubauen, was den Bedürfnissen des modernen Arbeitnehmers entspricht. Bleibt einzig eine Frage offen: Was tun mit der vielen -gesparten Zeit?
Weitere Informationen:
www.mitel.ch
