Die wenigsten denken beim Thema Digitalisierung und Arbeitsprozessverbesserung an einen Drucker. Schon gar nicht daran, dass dieses unscheinbare Gerät kleinere und mittelgrosse Betriebe auf dem Weg in die Digitalisierung unterstützen könnte.

Die altbekannten Drucker, die in fast jedem Büro stehen und eher ein unspektakuläres Dasein fristen, sind noch keine Alleskönner. Sie wurden schliesslich auch nicht für Aufgaben in der digitalen Welt angeschafft. Im Gegenteil. Sie sollen drucken und vielleicht noch scannen oder faxen. Möglichst störungsfrei und in guter Qualität. Das tun sie meist auch. Doch die Welt hat sich geändert und ändert sich noch immer. So gut wie alles soll digitalisiert werden. Auch wenn dies nicht so schnell geschieht, wie viele prognostizieren, ist der Weg in diese Richtung unumstösslich eingeschlagen. Dennoch halten viele Firmen am alten Modell fest. So wird es wohl nicht bleiben, denn effizientere Arbeitsabläufe, platzsparende Archivierung, tiefere Kosten und mobile Anwendungen, die jederzeit und überall den Zugriff auf Dokumente ermöglichen, wünschen sich auch KMU und sind weitere Digitalisierungstreiber. Der Brückenschlag dazu gelingt mithilfe intelligenter Multifunktionsdrucker, sogenannte MFPs. Sie helfen vor allem bei der Verwaltung wachsender Datenvolumen – sowohl in Papier- als auch in Digitalform.

Intelligent vernetzt
Dabei sind Drucken und Scannen nur zwei von vielen Funktionen, die ein moderner Multifunktionsdrucker abdeckt. Neue Technologien bieten zusätzliche Tools und -Integrationsmöglichkeiten für schnellere Arbeitsprozesse und ein einfaches Dokumentenmanagement. Die Einsatzfähigkeit ist deutlich umfangreicher, denn MFPs sind Systeme mit individuell anpassbaren digitalen Funktionen, die einem Unternehmen Platzersparnis, Produktivitätserhöhung und Steigerung der Dokumenten-Digitalisierung bieten.

Schlanke Prozesse statt wachsender Papierberge
Während die digitale Realität in kleineren und mittelgrossen Betrieben noch weiter entfernt ist als in Konzernen, herrscht dennoch das Postulat nach schlanken Prozessen anstelle der wachsenden Papierberge. Die Anschaffungskosten für Hard- und Software nimmt man in Kauf und startet umfassende Veränderungen in den Pro-zessen, damit mittel- und langfristig die -Dokumenten- und Informationsverarbeitung zukunftssicher gemacht und Ressourcen eingespart werden können. Dabei geht es nicht nur um Geräte und Materialien wie Drucker, Toner und Papier. Es geht auch – oder gerade – um Arbeitszeit, die effektiver genutzt werden kann und soll.

Digitaler Rechnungsprozess
Intelligente Druck- und Multifunktions-systeme wirken sich mit einfacher Prozessänderung – die auch Schritt für Schritt -eingeführt werden kann – positiv auf die -Organisation aus. Nehmen wir als Beispiel eine Debitorenbuchhaltung, die vorgedrucktes Briefpapier verwendet, um die Rechnung über ein CRM-System an die Kunden zu erstellen und zu versenden. Da fallen enorme Kosten an: Papier, Porto und Arbeitszeit. Mit einem Multifunktionsdrucker würden die -üblichen Druckausgaben über ein zentrales System an die richtige, elektronische Vorlage geleitet und mit den Eingabedaten zusammengeführt. Durch die Verknüpfung mit -einem Kundenkonto oder einer Referenznummer werden Kundendetails, wie beispielsweise der bevorzugte Infor-mations-kanal, genutzt, umgesetzt und die Kundeninformationen im Dokumenten-managementsystem abgelegt. Und zwar indexiert nach Kundenname sowie Kunden-, Rechnungs- und Gutschriftnummern zum Suchen und erneutem Abrufen. Damit fallen nicht nur Druck und Portokosten weg. Das System steigert auch die Produktivität der Buchhaltungsabteilung, verbessert die -Genauigkeit, die Zuverlässigkeit und die -Geschwindigkeit der Rechnungsstellung, was sich wiederum positiv auf den Cashflow auswirkt.

Mehrere Fliegen auf einen Schlag
Die digitale Rechnungsverarbeitung ist nur ein Beispiel vieler Workflow- und Kosten-optimierungsmöglichkeiten dank Multi-funktionsdrucker. Überall da, wo veraltete, -papierbasierte Prozesse den Alltag prägen und wo Dokumente gedruckt oder gescannt und weiterverarbeitet werden, lohnt sich ein genauer Blick auf die bestehende Druckerlandschaft. Insbesondere wenn man sich unten stehende Zahlen vor Augen führt:

  • Nach eigenen Erfahrungen aus der Praxis können in den meisten -Unternehmen bei den Druck- und Dokumentenkosten Einsparungen von bis zu 30 Prozent erreicht werden
  • Gemäss IDC führen dokumenten-bezogene Aufgaben zu einem Produktivitätsverlust von mehr als 20 Prozent
  • Jeder Büroangestellte druckt im Durchschnitt rund 10’000 Seiten pro Jahr

Zusammengefasst bieten intelligente MFPs dank ihrer kosten- und zeitsparenden Workflow-Lösungen Unternehmen die Möglichkeit, völlig neue Arbeitsabläufe zu definieren. Mit diesen leistungsstarken Drucklösungen kann ein wichtiger Schritt auf smarte Art hin zur Digitalisierung -erreicht werden. Die Systeme sind so -flexibel, dass sie sich einfach skalieren und den Unternehmensbedürfnissen anpassen lassen, denn sie verbinden ausgefeilte Softwarelösungen mit fortschrittlicher Technologie.

Weitere Informationen:
www.oki.ch

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