Mit dem Computerzeitalter hat sich der Traum vom papierlosen Büro etabliert. Von Platz-, Papier- und Zeitersparnis ist die Rede. Vom Schonen natürlicher Ressourcen. Die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Dokumenten ist in vielen Unternehmen bereits Realität. Häufig jedoch werden digitale und physische Archive noch parallel geführt. Insbesondere HR-Abteilungen zögern bei einer vollständigen Umstellung auf das digitale Personaldossier. Warum eigentlich?
von Helmar Steinmann
Das Angebot an Software-Lösungen für ein professionelles Dokumenten-Management-System (DMS) beziehungsweise Enterprise-Content-Management (ECM) ist gross. Trotzdem hält sich das gedruckte Papier hartnäckig im Büro. Insbesondere in Bereichen, in denen die rechtlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Dokumenten und zum Datenschutz besondere Sorgfalt erfordern, ist das gedruckte Papier noch immer ein beliebtes Medium bei der Archivierung.
Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Lohn- und Versicherungsausweise, Arztzeugnisse, Mitarbeiterbeurteilungen, Gesprächsprotokolle, Anträge für Weiterbildungen und Ferien, Spesenabrechnungen – sie alle fallen unter die Kategorie «hoch sensible Daten» und gelangen teils in elektronischer, teils in physischer Form in die HR-Abteilung. Die konsequente Umstellung auf digitale Personalakten ist dort deshalb oft in den unteren Rängen der Prioritätenliste von HR-Administration und Verwaltung angesiedelt.
Verwaltungsaufwand reduzieren
Bei der Bewirtschaftung eines doppelten Archivs werden jedoch die Argumente, die für das papierlose Büro sprechen, hinfällig oder gar ins Gegenteil verkehrt. Denn für die Suche nach wichtigen Dokumenten und den lückenlosen Nachvollzug einer Bearbeitungshistorie kommen dabei zwei Orte infrage. Zudem ist eine physische Akte nicht immer auf dem neuesten Stand. Einerseits weil die Ablage den Eingängen der Dokumente hinterherhinkt. Andererseits weil die Dossiers in zwei Versionen mit unterschiedlichen Inhalten vorhanden sind. Ein Durcheinander ist vorprogrammiert.
Hingegen wird ein digitales Personaldossier, das sämtliche Anforderungen bezüglich Arbeitseffizienz, Datenschutz und Rechtssicherheit sowie an eine einfache Bedienung erfüllt, zum effizienten und übersichtlichen Dreh- und Angelpunkt schlanker administrativer und organisatorischer HR-Prozesse.
Anforderungen an das digitale Personaldossier
Eine ordnungsgemässe Archivierung personalrelevanter Unterlagen sollte auf einem umfassenden Archivierungskonzept basieren. Darin wird festgehalten, welche Dokumente für welche Geschäftsprozesse einzuordnen sind, in welcher Form und wie lange. Zudem müssen die Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen definiert werden. Wichtig sind hierbei die Vorschriften des Datenschutzgesetzes, des Obligationenrechts oder des Sozialversicherungsrechts. Die meisten Vorschriften betreffen die Archivierung im Allgemeinen und beziehen sich nicht explizit auf die elektronische Archivierung. Zentral ist allerdings der Grundsatz der Integrität. Das heisst: Es muss sichergestellt sein, dass die digitalen Dokumente nicht abgeändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt.
Die Verschmelzung von Papier- und digitalem Archiv zu einer zentralen Schaltstelle für die Bearbeitung und Auswertung von Mitarbeiterdossiers erfordert ein umfassendes Initialscanning der vorhandenen Dokumente. Übersteigt dies die zeitliche Kapazität der dazu befugten internen Sachbearbeiter, kann das Einscannen auch an einen externen, zertifizierten Dienstleister ausgelagert werden, der sich dann um den regelkonformen Transport und hinterher um die sichere Vernichtung der physischen Dokumente kümmert.
Effiziente Abläufe und Datensicherheit
Zu den weltweiten Marktführern im Bereich DMS / ECM gehört zum Beispiel der internationale Software-Hersteller ELO Digital Office. Auf Basis des Dokumenten-Management-Systems ELOprofessional hat ELO ein leistungsstarkes Modul für die Personalverwaltung entwickelt, das den Anforderungen an einen korrekten Umgang mit sensiblen Daten und der Vielfalt der zu verwaltenden Dokumente gerecht wird.
«Eine sogenannte digitale Personalakte sollte für jeden Mitarbeiter einen Ordner beinhalten, in welchem die unterschiedlichen Dokumente und Formate wie Word, PDF, TIF, JPG etc. in einer zentralen Einheit archiviert werden», erklärt Helmar Steinmann, Niederlassungsleiter von ELO Digital Office CH AG, «wobei die Verschlagwortung der Inhalte frei definierbar sein sollte.»
Das heisst auch, dass mittels ausgeklügelter Workflows eingehende Dokumente aus E-Mails, aus der Textverarbeitung oder Scans automatisch dem richtigen Personaldossier zugeordnet werden. Eine ausgefeilte Berechtigungssteuerung regelt den Zugriff, damit die Anwender immer auf der datenschutzrechtlich sicheren Seite sind. Entscheidend ist schliesslich auch eine professionelle Volltextsuche, welche den Rechercheaufwand beachtlich reduziert und maximale Effizienz sowie schnelle Abläufe schafft. Weitere Vorteile einer modernen Personaldossier-Lösung sind Fälschungssicherheit, Konsistenz und Workflows, die sämtliche Geschäftsprozesse steuern. Dabei bleibt jeder Teilschritt transparent nachvollziehbar.
Fazit
Mit einem professionellen ECM-System, das ganz auf die Bedürfnisse von Personalverantwortlichen und die Anforderungen einer rechtskonformen Archivierung sensibler Daten zugeschnitten ist, lohnt sich die vollständige Umstellung auf das digitale Personaldossier. Einerseits weil dieses den Aufwand für die Suche nach einem Dokument auf das Minimum reduziert und Platz spart, da kein Papierarchiv mehr nötig ist. Andererseits weil die Bedienung intuitiv und damit einfacher geworden ist. Mit einer solchen Software-Lösung erhalten Unternehmen einen effizienten und kontrollierten Zugriff auf elektronisch archivierte Daten und stehen datenschutztechnisch auf sicherem Boden.
Weitere Informationen:
www.elo.ch
