Papierbasierte Personaldossiers verzögern HR-Prozesse, beanspruchen wertvollen Platz, verursachen hohe Kosten und sind ineffizient. Es ist an der Zeit, auf elektronische Personaldossiers umzusteigen und der Papierflut ein Ende zu setzen.
Moderne HR-Abteilungen haben klare Anforderungen, wenn es um die Verwaltung von Personalunterlagen geht. Der Zugriff auf die Dokumente muss schnell, einfach, sicher und zuverlässig sein – und das möglichst unternehmensweit. Gleichzeitig wird eine rechtskonforme Archivierung verlangt. Um diesen Anforderungen gerecht werden zu können, ist ein Umstieg auf elektronische Personaldossiers unumgänglich.
Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier
Um von den Vorteilen elektronischer Dossiers zu profitieren, ist ein System, welches die Dossiers rechtskonform verwalten kann, notwendig. Dabei müssen beispielsweise der Inhalt, die Aufbewahrungsdauer und Zugriffsrechte aber auch datenschutzrechtliche Anforderungen (DSG, GDPR, etc.) berücksichtigt werden. Ebenso sind beim Scannen oder Vernichten von Papierdokumenten gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Im Arcplace White Paper «Rechtliche Anforderungen an das elektronische Personaldossier» erfahren Sie mehr zu diesem Thema (kostenloser Download). Weiter kann Arcplace Sie bei der Wahl des richtigen Systems beraten.
Papierbasierte HR-Dossiers scannen
Um die Papierunterlagen aus den Aktenschränken auf den Bildschirm zu kriegen, müssen sie erst einmalig eingescannt werden. Das sogenannte Initial-Scanning von hunderten von Personaldossiers ist jedoch arbeitsintensiv, erfordert hohe Sorgfalt und muss strengen Sicherheitsstandards genügen. Hierfür bietet Arcplace Scanning Services vor Ort in den Geschäftsräumen des Kunden oder in seinem eigenen Scan Center an.
Das Scanning beim Kunden hat den Vorteil, dass die sensiblen Dossiers zu keinem Zeitpunkt das Unternehmen verlassen. Zusätzlich kann während des Scanning-Prozesses jederzeit auf die Dokumente zugegriffen werden. Bei der zweiten Variante werden die Personaldossiers ins Arcplace Scan Center transportiert und dort mit Hochleistungsgeräten gescannt. Das Arcplace Scan Center ist nach dem Sicherheitsstandard ISO 27001 zertifiziert.
Die Lösung von Arcplace
Damit eine elektronische Personaldossier-Lösung in der Praxis funktioniert und von den Mitarbeitenden akzeptiert wird, muss sie die internen Organisationsstrukturen abbilden können und gleichzeitig die HR-Mitarbeitenden und das Management wirkungsvoll von zeitraubenden Routineaufgaben befreien. Das Herzstück der digitalen Dossiers bildet typischerweise ein zentrales Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System (DMS/ECM). Dieses dient einerseits als Ablage der Personaldokumente, andererseits erlaubt das System die elektronische Verarbeitung vom Eingang über die Sachbearbeitung bis hin zur Archivierung, und damit den gesamten Lebenszyklus eines Dossiers und dessen Inhalt.
Über Arcplace
Die Schweizer Arcplace AG ist ein spezialisierter IT-Dienstleister im Bereich Informationsmanagement und Archivierung. Arcplace betreibt ihre Services mit Rechenzentren in der Schweiz und ist nach dem ISO 27001 Standard für Informationssicherheit zertifiziert.
Informieren Sie sich über die Möglichkeiten eines elektronischen Personaldossiers – wir beraten Sie gerne: sales@arcplace.ch, +41 44 501 22 00
