Ein Horror für jeden Controller: Mehr als eine Stunde am Tag sucht eine Mehrheit von Buchhaltern und Verwaltungsmitarbeitern nach Informationen, und dies, obwohl die meisten bereits mit einem digitalen Archivsystem arbeiten. Die Ursache: elektronische Datenquellen, deren Inhalt weder zugeordnet noch auffindbar ist. Mit Informationsmanagement 4.0 auf Basis einer Content Services Platform (CSP) gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Peter Angehrn, Chief Technology Officer bei der DTI Schweiz AG, erklärt das Prinzip und welche Vorteile dieser Paradigmenwechsel für Unternehmen bedeutet.
Wenn Unternehmen wüssten, was sie alles wüssten, wären sie einen Riesenschritt weiter – allein in puncto Effizienz. Die Realität sieht aber anders aus: Viele Unternehmen haben einfach keinen Überblick darüber, was in ihren elektronischen Archiven lagert. Niemand ordnet die Informationen im Unternehmen und macht das darin verfügbare Wissen
zugänglich. Bei Umstrukturierungen werden zwar Zuständigkeiten neu geordnet, nicht aber Daten und Informationen neu zugeordnet. Ganz zu schweigen von einer standortübergreifenden Zusammenarbeit, die mit hybriden Informationsspeichern aus Aktenordnern und Festplatten zwangsläufig einen grossen Suchaufwand verursacht. Zudem arbeiten viele Unternehmen noch mit Insellösungen, bei der jede Fachabteilung ihre Datensilos pflegt. Das Ergebnis: Wertvolle Informationen sind für andere Geschäftsprozesse oder -units nicht verfügbar.
NUTZER IM ZENTRUM Informationsmanagement 4.0 macht damit Schluss. Es basiert auf einer Content Services Platform (CSP). Der Fokus einer CSP ist ein völlig anderer als bisher. Nicht die Dokumente, sondern die Nutzer stehen im Zentrum der Lösung. Eine CSP ist davon bestimmt, wie Einzelpersonen und Teams Inhalte – intern und extern – erstellen, verbreiten und verwenden und wie sie ein effektiver Workflow optimal unterstützt: Wie arbeiten die Nutzer mit den Inhalten, wie teilen sie diese und wie lassen sich solche Informationen in vorhandenen und neuen Geschäftsprozessen nutzen, um daraus in wenigen Sekunden neue Erkenntnisse zu gewinnen?
Eine CSP geht weit über die Möglichkeiten eines Dokumentenmanagementsystem (DMS) hinaus. Damit lassen sich
> Multi-Terabyte-grosse Datenmengen und komplexe Anwendungslandschaften in eine eindeutige und allgemeingültige Datendrehscheibe («Single Source of Truth») integrieren. > Eine CSP bindet umliegende Datensilos und papiergebundene
Prozesse ein und ermöglicht damit völlig neue Anwendungen.
> Das Ergebnis: mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage, Vereinfachung von komplexen Anwendungslandschaften und Ersatz von teuren Legacy-Archivsystemen mit dem Vorteil von deutlich geringeren Risiken und Kosten für Lizenzen, reduzierten Wartungsarbeiten sowie Integration von neuen Prozessen.
> Zudem sorgt die automatische sowie rechtssichere Archivierung für ein bisher nicht erreichtes Compliance-Niveau.
> Datenhaltung, Anwendungsentwicklung und Bereitstellung erfolgen alle auf einer skalierbaren, rechtssicheren Plattform. Sie integrieren bestehende interne und externe Datenspeicher, ermöglichen über Schnittstellen den Zugriff auf Applikationen von über 400 Anbietern und stellen schnell erstellbare neue Services bereit. Sie bietet schnellere Verfügbarkeit von internen und externen Dokumenten sowie Informationen auf allen Endgeräten und in Echtzeit.
Die strategischen Vorteile sehen wie folgt aus:
> Investments in vorhandene IT- Systeme sind gesichert, weil CSPs sie integriert.
> CSP können Legacy-Systeme und veraltete Fachanwendungen ablösen.
> Gegenüber Legacy-IT sinken Betriebs- und Wartungskosten signifikant. Zudem lässt sich die Anzahl unterschiedlicher Systeme und Applikationen reduzieren.
> Eine solche Plattform ermöglicht es der Fachabteilung, ihre Prozesse vollständig zu digitalisieren und je nach Markt- oder Kundenerfordernissen sehr schnell neue Kundenerwartungen zu befriedigen, ohne dass zuerst ein neues Produkt evaluiert und Projekte lanciert werden müssen.
> Und statt einer ausufernden Schatten- IT arbeiten die Fachabteilungen immer in einem revisionssicheren Ökosystem, das zudem über die Einhaltung aller Datenschutz- und Compliance-Richtlinien wacht.
Klare Vorteile
Die Vorteile lassen sich einfach auf den Punkt bringen. Einfache Skalierbarkeit, Standards und State-of-the-art-Technologien statt Vendor Lock-in. Eine skalierbare und sofort einsetzbare CSP-Lösung ist zum Beispiel yuuvis®. Als Browser-basierende Datendrehschreibe und Archiv ermöglicht yuuvis® einen nutzerfreundlichen und intuitiven Zugang zu relevanten Informationen und Prozessen von beliebigen Endgeräten.
Der suchgetriebene Ansatz sowie der Zugang über Ablagestrukturen kombiniert zwei Ansätze, die den Datenzugang besonders effizient gestalten und damit dem Benutzer ein attraktives Arbeitsmittel bereitstellt, wie er es auch von heutigen Internetanwendungen her gewohnt ist. Auch werden die Ablage- beziehungsweise Aktenstruktur nicht wie in klassischen DMS-Systemen unveränderlich, sondern dynamisch gebildet. Dies bedeutet, dass die Ablagestruktur für verschiedene Anwendungsfälle auf denselben Daten unterschiedlich abgebildet werden kann. Durch den konsequenten Einsatz von Standards und State-of-theart-Technologien sowie offener, Cloud- nativer Architektur (Microservices, Kubernetes, Angular) können auch individuelle Anforderungen und neue Anwendungen einfach mit der Plattform abgedeckt werden. Und auch der häufig eintretende Vendor Lock-in infolge proprietärer Technologien oder evolutionärem Flickwerk aufgrund gewachsener Anforderungen wird verhindert. Selbst die einfache Skalierbarkeit der Plattform bleibt erhalten. Dies wiederum gibt die Möglichkeit, die neue Plattform in kleinerem Rahmen einzuführen und zusammen mit den neuen Anforderungen wachsen zu lassen, ohne sich Sorgen um die Skalierung machen zu müssen oder auch gleich mit dem ganz grossen Archivprojekt zu starten.
Neue Geschäftsprozesse
Im Vergleich zu Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-ManagementLösungen befinden sich CSP-Nutzer mit yuuvis® statt auf einem behäbigen Tanker auf einem Schnellboot, das sich auf neue Herausforderungen einstellen kann. yuuvis® integriert externe und interne Anwendungen sowie Datenquellen, ermöglicht eine Endto-End-Digitalisierung bestehender Prozesse und stellt diese für neue Geschäftsprozesse zur Verfügung. Das bedeutet, dass die Dokumente, Informationen und Daten nicht unbedingt in einer proprietären eigenen Anwendungslandschaft, zum Beispiel im Unternehmen selbst, liegen müssen, sondern beispielsweise auch externe Datenquellen, etwa aus Statistikportalen, Social Media oder Branchenverbänden, in Geschäftsprozesse integrierbar sind.
Viele DMS / ECM-Lösungen stossen hier bislang an ihre Grenzen. Auch beim Input-Management, beispielsweise der Verarbeitung von papiergebundenen Dokumenten wie Eingangsrechnungen, unterschriebenen Verträgen oder Konzepten und Präsentationen, machen DMS häufig nur halbe Sachen. Da werden Papierdokumente zwar rasend schnell eingescannt, unstrukturierte und semi-strukturierte Dokumente wie E-Mails, Messenger-Protokolle einem Bearbeiter oder einer Fachabteilung anhand vorhandener Metadaten richtig zugeordnet. Aber es hapert bei der Verarbeitung und Erschliessung relevanter Dokumenteninhalte, die einen Grossteil der Information ausmachen. Automatische Volltexterkennung (Optical Character Recognition, OCR), Formatkonvertierung und die rasche Auffindbarkeit dieser Dokumente über die Stichwortsuche ist deshalb besonders wichtig.
Neukonzeption von Workflows
Das volle Potenzial nutzt bereits der Schweizer IT-Dienstleister Abraxas, der 2019 seinen IBM Content Manager OnDemand durch yuuvis® ersetzte. Das Unternehmen mit 800 Mitarbeitern bietet Schweizer Verwaltungen, Behörden, Unternehmen und der Bevölkerung effiziente, sichere und durchgängige IT-Lösungen und Dienstleistungen. Es managt mit yuuvis® rund 280 Millionen Dokumente und arbeitet mit Terabyte an Daten als revisionssicheres Archiv und REST-basiertes Framework. Mit der DTI als Berater und Lösungsintegrator setzte das Unternehmen seine Dokumenten- und Datenprozesse in yuuvis® um und gestaltete völlig neue Geschäftsprozesse, um die Potenziale der CSP vollständig nutzen zu können. Zunächst analysierten die DTI-Experten die Bestandslösungen, dokumentierten die Prozesse, Datenstrukturen und Exportschnittstellen. Aufgrund der historisch gewachsenen Systeme wie Daten ablagen, Input-Management und Scan- Prozesse zeigte sich, dass die Anforderungen und Definitionen sich über die Zeit geändert hatten. Solche Fälle konnten zum Teil automatisiert korrigiert werden oder wurden teilweise für die optimale Nutzung der yuuvis®Plattform neu aufgesetzt. Dieser zunächst aufwendige Migrationsprozess mit Neudefinition von Workflows und Entwicklung von Microservices hat sich aber gelohnt.
Insellösungen und Legacysysteme sind integrierbar
Eine CSP basierend auf Cloud-native Technologien wie yuuvis® revolutioniert die IT, die Arbeitsweisen und die Gestaltung von Geschäftsprozessen. Alles, was Unternehmen bisher als Insellösungen und LegacySysteme einsetzten, lässt sich zwar weiternutzen. Aber sie werden integriert oder über die Zeit in ein zentrales Ökosystem überführt, in dem alle Tätigkeiten in konsequent zu Ende gedachten digitalisierten (End-to-End-)Workflows umgesetzt sind. Mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage senkt Risiken und die Kosten für Lizenzen und Wartungsarbeiten. Die Inflexibilität von Legacy-Systemen, teure Spezialhardware und hochpreisige Systemspezialisten gehören damit der Vergangenheit an. Dem gegenüber steht eine moderne, offene, einfach erweiterbare und skalierbare Plattform, ohne Vendor lock-in. Zudem sorgt die automatische sowie rechtssichere Archivierung für ein bisher nicht erreichtes Compliance-Niveau. Sowohl eDiscovery als auch Legal-HoldSzenarien lassen sich mit dieser Plattform einfach abdecken.
