Die Idee, einen Text mit einer persönlichen Signatur zu versehen und somit eine Urheberschaft oder die Einwilligung in eine Abmachung zu besiegeln, ist älter als Papier. Die frühesten Belege für eine Unterschrift gehen bis in das Jahr 3100 v. Chr. zurück. Auch in unseren digitalen Zeiten wurden bis ins Jahr 2017 noch für mehr als 70% der Unterschriftsprozesse Stift und Papier genutzt.

Durchbruch der eSignatur verabschiedet Stift und Papier
Das vergangene Jahr brachte der elektronischen Dokumentenverarbeitung den Durchbruch und trieb die eSignatur-Nachfrage in die Höhe. Denn unterschriftsbasierte Geschäftsprozesse wie beispielsweise Vertragsabschlüsse oder das Onboarding neuer Mitarbeiter gestalten sich noch umständlicher als je zuvor. Neben dem allgemein beobachtbaren, gigantischen Digitalisierungsschub brachte das flächendeckende, Corona-bedingte Homeoffice letztendlich auch dem Einsatz von eSignaturen den entscheidenden Durchbruch.

Eine Auswertung auf Basis von Google-Suchanfragen hat ergeben, dass das Interesse an eSignatur-Lösungen im Zeitraum vom Beginn der Pandemie bis in den Monat April 2020 um spektakuläre 511% anstieg. Auch HelloSign, seit 2019 ein Unternehmen von Dropbox, verzeichnete einen Anstieg der Signaturanfragen um das Dreifache alleine im Zeitraum Januar bis Februar 2020.

Wie genau läuft ein elektronischer Signaturprozess ab?
Solle eine Person ein Dokument unterzeichnen, kann es direkt über eine eSignature-Lösung an die gewünschte Person verschickt werden, deren Signatur angefragt ist. Anschliessend kann das Dokument wieder eingeholt werden. Transparent wird der Vorgang durch die umfassende Dokumentation aller Transaktionen zwischen den Unterschriftsparteien. Dazu werden verschiedene Informationen, wie z.B. die IP-Adresse ab dem Versand des Dokuments bis zur fertigen Unterzeichnung und Sicherung nachverfolgt und mit einem Zeitstempel versehen. Um eventuellen Manipulationsversuchen vorzubeugen, werden die Transaktionsverläufe mit Hashing-Technologie verschlüsselt. Prüfprotokolle, die an alle ausgeführten Signaturanfragen angehängt werden, lassen sich mit einer ID des entsprechenden Transaktionsverlaufs in einer Datenbank kontrollieren.

Was macht eSignatures sicher?
Jedes Unternehmen muss Woche für Woche unzählige Unterlagen unterschreiben – seien es Vertraulichkeitsvereinbarungen, Verkaufsverträge, Angebote, Arbeitsnachweise, Compliance-Dokumente, Angebotsschreiben, Finanzdokumente und vieles, vieles mehr. Unkenrufe nach Vertrauen und Sicherheit sind nicht angebracht, denn digitale Unterschriften stehen in Sachen Rechtsverbindlichkeit ihren handschriftlichen Schwestern in nichts nach: HelloSign bietet mit der qualifizierten eSignatur (QES) den höchsten Standard rechtsverbindlicher elektronischer Signaturen!

Im Gegensatz dazu sieht der Faxverkehr alt aus: Sobald eine eigenhändige Unterschrift erforderlich ist, reichen Übermittlungen per Fax – selbst mit eingescannter Unterschrift – nicht aus. Faxe sind demnach weder rechtssicher noch können sie zur papierlosen Zukunft beitragen. HelloSign schafft hingegen Rechtssicherheit und gibt jederzeit transparent Auskunft über die Veränderungshistorie mittels Zeitstempel. So wird allen Vertragspartner*innen immer umfassender Einblick gewährt, den Papier so gar nicht leisten kann.

Überzeugende Vorteile
Gegenüber mühsamen Papierprozessen bieten eSignaturen neben der klimafreundlichen und rechtssicheren Unterschrift viele weitere Vorteile:

Auch Exporo baut auf HelloSign
Bestes Beispiel gibt das 2014 in Hamburg gegründete Unternehmen Exporo, Deutschlands führendem Anbieter für digitale Immobilieninvestments mit derzeit rund 200 Mitarbeitenden. Exporo stand anfangs vor der Herausforderung, alle internen und externen Stakeholder auf einer Plattform vernetzen zu wollen. Ein smarter Arbeitsplatz war gefragt, der alle Daten, Dokumente, Tools und Teams an einem Ort zusammenführt, um die Zusammenarbeit so einfach, aber effektiv und schnell wie möglich zu gestalten. Zudem waren Erfolg und Zufriedenheit im Team, die Möglichkeit zum verteilten Arbeiten, flexible Arbeitsmodelle und -zeiten Grundlage aller Überlegungen. Diese führten alle zu Dropbox und der zu Dropbox gehörenden eSignatur-Lösung HelloSign. Denn nichts ist im Immobilien-Geschäft unabdingbarer als die unkomplizierte und schnelle Digitalisierung von Dokumentenprozessen! In weniger als 4 Stunden beispielsweise können über 2.500 unterschriftsgebundene Dokumente aus dem Kundenmanagement direkt über die Salesforce-Integration versendet werden. Statt also Unmengen an Unterschriftsmappen mit Vereinbarungen und Verträgen auf den Schreibtischen zu stapeln, werden unterschriftsbezogene Arbeitsprozesse bei Exporo dank HelloSign einfach, sicher, krisenresilient und schneller digital umgesetzt.

„Aus der Vision des papierlosen Büros ist Realität geworden“, sagt Andrea Trapp, Vice President of Business International Dropbox und führt aus: „In Zukunft könnten alle papierbasierten Workflows vollständig auf digitale Formulare umgestellt werden, die sich wesentlich leichter und zentraler verwalten lassen. Rechtlich notwendige Aktualisierungen können so in kürzester Zeit ausgespielt werden und sind überall verfügbar, ohne dass stapelweise Vordrucke vernichtet werden müssen. Unterzeichnet und ausgefüllt wird dann alles über nahtlos integrierte eSignature-Bausteine. So gewinnt jeder Prozess noch einmal an Transparenz, da jeder Vorgang bis ins Detail nachvollziehbar ist. War die elektronische Vertragsunterzeichnung bis 2019 nur ein nettes Tool, um vor allem international schnell zu rechtsverbindlichen Abschlüssen zu kommen, wurde die kontaktlose elektronische Signatur in der Corona-Krise unerlässlich. Wer die Vorzüge solcher Tools einmal kennengelernt hat, wird nie wieder darauf verzichten wollen.“

Andrea Trapp, Vice President of Business International Dropbox

Mehr unter https://de.hellosign.com/

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